info
hakemisto
vinkit
liity mukaan
julkaisuehdot
palaute
|
 |
|
|
Toimiva kuulakärkikynäkin on osa onnistunutta kokousta
Valmistelut alkuun jopa vuotta aikaisemmin
Kokous- tai koulutustilaisuuden onnistuminen on monien pienien asioiden summa. Painava asia ja hyvä kouluttaja ovat tärkeintä, mutta lisäksi tarvitaan toimivaa tekniikkaa, kunnon ilmastointi ja muistiinpanovälineet osanottajille. Kaikesta tästä huolehtii kokouspaikan henkilökunta hyvissä ajoin ennen tilaisuuden alkua.
- Isompien tilaisuuksien järjestelyt voidaan aloittaa jo vuotta ja vähintään monta kuukautta aikaisemmin, kongressi- ja banquetpäällikkö Terhi Hänninen Kylpylä- ja kongressihotelli Caribiasta kertoo.
Kokouspakettia rakennettaessa sovitaan tarvittava tila, mahdolliset tarjoilut sekä oheisohjelmat. Luentomateriaali toimitetaan usein etukäteen, jolloin se on valmiina tietokoneella odottamassa. Tekniikasta vastaa talon oma henkilökunta, tarvittaessa käytetään ulkopuolista apua.
- Kokoustilat laitetaan kuntoon edellisenä iltana. Asiakas on voinut tilata vaikkapa yrityksen väreihin sointuvan koristelun tai omalla logolla varustetut opastekyltit kokoustilaan. Kaikki tämä hoidetaan hyvissä ajoin ja aamulla ennen tilaisuuden alkua käydään vielä tarkistamassa, että kaikki on kunnossa. Kokoustilaan jätetään päivän ohjelma, josta selviävät myös ruokailuajat ja -paikat, Hänninen kertoo.
Caribiassa on yhdeksän erilaista kokoustilaa, auditorio sekä 994-halli, jonne parhaimmillaan mahtuu jopa tuhat ihmistä.
- Kokouksia ja koulutustilaisuuksia on joka päivä useampia. Nyt alkuvuodesta on ollut erityisen paljon isoja, auditoriossa pidettyjä tilaisuuksia.
Oheisohjelma katkaisee kokouspäivän
- Isompien tilaisuuksien järjestely voidaan aloittaa jopa 2-3 vuotta ennen tilaisuuden alkua. Pienemmätkin kannattaa varata hyvissä ajoin, myyntisihteeri Pia Klotz Hotelli Aquariuksesta Uudestakaupungista kertoo.
Kokousvaraukset tehdään joko puhelimitse, sähköisesti tai perinteistä postia käyttäen. Pia Klotz kertoo lähettävänsä vielä paljonkin perinteisiä paperikirjeitä.
- Varausta tehdessä selvitellään tilaisuuden luonne, henkilömäärä, tarjoilu, tarvittava tekniikka ja oheisohjelma. Aika usein meille tulevat ryhmät haluavat jotain oheisohjelmaa, esimerkiksi teatteri on hyvin suosittu. Samoin pienet runo- tai musiikkiesitykset katkaisevat kokouspäivän mukavasti. Kuntoputki kiinnostaa niitä, joilla on vähän enemmän aikaa käytössä. Täällä on myös mahdollisuus tenniksen ja golfin pelaamiseen.
Hotelli Aquariuksessa on useita erilaisia kokoustiloja 260 hengen auditoriosta kymmenen hengen ryhmätilaan.
 
Kokous on alkamassa ja Terhi Hänninen (vas.) sekä kokousemäntä Anne Puhakka tekevät vielä viime hetken valmisteluja.
Takaisin
|
