info
hakemisto
vinkit
liity mukaan
julkaisuehdot
palaute
|
 |
|
|
Kokouksen valmistelu tärkeä osa onnistumista
Aluepäällikkö Pekka Numminen Cisco Systemsin Turun
toimistosta järjestää kokouksia ja palavereja monta kertaa viikossa.
Useimmiten tilaisuuksissa on tarkoitus keskustella mahdollisten
uusien asiakkaiden kanssa yrityksen tarjoamista tuotteista ja palveluista.
Cisco Systems on maailman suurimpia Internet-järjestelmien toimittajia
joka myy tuotteitaan noin 115:sta maassa ympäri maailman. Yrityksen
pääkonttori on Kaliforniassa.
- Tärkeintä kokouksen onnistumiselle on huolellinen valmistautuminen.
Ei riitä, että minä tunnen asian josta puhun, minun on tunnettava
myös vastapuoli. Mahdollisuuksien mukaan otan etukäteen selvää yrityksestä,
johon olen menossa, Pekka Numminen kertoo.
Paras tapa luoda uusia asiakaskontakteja on mennä asiakkaiden luo.
Omaan toimistoon kutsutaan väkeä muiden teemojen kuin mahdollisen
kaupankäynnin merkeissä. Kokouksia pidetään perinteiseen tapaan
pöydän ympärillä istuen ja vaikka käytössä olisivatkin hyvät saunatilat
yläkerrassa, lauteille siirrytään vain harvoin.
- Niin sanotut saunakokoukset ovat vähentyneet huomattavasti. Nykyään
halutaan käsitellä asiat mahdollisimman nopeasti ja sen jälkeen
lähdetään kotiin tai muihin töihin. Työelämä on hyvin vaativaa ja
ehkä myös suuryritysten johtajien esimerkki vaikuttaa. Onhan yleisessä
tiedossa, että esimerkiksi Jorma Ollila ei saunakokouksista piittaa,
Numminen kertoo.
Kutsuessaan väkeä toimistolle Pekka Numminen ei jätä asioita viime
tippaan. Kokouskutsut lähtevät hyvissä ajoin ja usein ne sisältävät
pyynnön ilmoittautumisesta. Jos kokousvieraat tulevat kauempaa ja
yöpyvät Turussa, on myös vapaa-ajanohjelman järjestäminen tärkeää.
Kokouksen jälkeen vieraita voidaan viihdyttää esimerkiksi kylpylässä
tai esittelemällä Turun historiaa ja nähtävyyksiä.
- Riittävät tauot ja sopiva tarjoilu ovat tärkeitä. Paras aika pitää
kokous on aamupäivä kun ihmiset vielä ovat virkeitä. Heti lounaan
jälkeen ollaan väsyneitä ja jos kokous kestää koko päivän, täytyy
iltapäivä katkaista ainakin kahvitauolla, Numminen kertoo.
Kokouksen jälkeen Pekka Nummisella on tapana lähettää osanottajille
sähköpostina muistio kokouksessa käsitellyistä asioista. Oman yrityksen
sisällä kokoukset hoituvat usein verkon kautta.
- Verkossa hoidetaan paljon asioita, tapahtuuhan Cisco Systemsin
liiketoiminnastakin 95 prosenttia verkossa. Mutta silti mikään ei
voita henkilökohtaista tapaamista, se on ihan ehdoton silloin, kun
tärkeistä asioista keskustellaan, Numminen toteaa.
Internet-yhteys varmistettava
Projektipäällikkö Olli Kokkola Palsta -lehdestä pitää
toimivia tietoliikenneyhteyksiä yhtenä kokouspaikan tärkeimmistä
asioista.
- Esittelen kokouksissa usein Internet -palvelujamme ja tottakai
tarvitsen silloin toimivan yhteyden. Tuntuu vähän kummalliselta,
että ihan kaikissa muuten hyvätasoisissa hotelleissa ei vielä ole
sähköisiä yhteyksiä, Kokkola sanoo.
Olli Kokkola matkustaa ahkerasti pitkin Suomea tapaamassa moottoripyörä
ja -kelkkakauppiaita joille lehden Internet -palvelu on suunnattu.
Hän pyrkii valitsemaan kokouspaikan siten, että se on mahdollisimman
lähellä useita potentiaalisia yhteistyökumppaneita.
- Menen paikalle hyvissä ajoin ja varmistan, että kaikki on kunnossa.
Olen huomannut tämän tärkeäksi, sillä usein kokouspaikalta on puuttunut
jotain, Olli Kokkola kertoo.
Kutsun kokoukseen Olli Kokkola välittää yleensä puhelimitse. Jos
kyseessä on uusi kontakti on tärkeää varmistaa, että vastapuolella
on hetki aikaa kuunnella, mistä on kysymys.
- On aivan turhaa yrittää saada asiaansa perille, jos toisella on
kiire. Siinä tapauksessa sovimme uuden ajan, milloin voin soittaa,
Kokkola kertoo.
Olli Kokkola isännöi viikon mittaan useita kokouksia. Myös Palsta
-lehden omissa tiloissa kokoonnutaan, mutta enimmäkseen kokoukset
pidetään hotelleissa eri puolilla Suomea. -pv.
Kokouspaikalla tarvittavan välineistön on oltava kunnossa ja isännän
tehtävä on varmistaa paikan toimivuus etukäteen. Aluepäällikkö Pekka
Numminen isännöi useita kokouksia ja palavereja joka viikko.
Takaisin
|
